Make in MobiFone: Hệ thống quản lý tài sản cố định sử dụng RFID

Trong cuộc cách mạng 4.0, với nền tảng viễn thông, MobiFone xác định sẽ đóng vai trò là nhà cung cấp hạ tầng phục vụ cho nhiều doanh nghiệp làm ứng dụng cho thành phố thông minh, tạo ra hệ sinh thái cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển. Với tốc độ tăng trưởng vượt bậc thì sự đầu tư tài sản cố định là điều kiện tiên quyết để phục vụ phát triển bền vững của Tổng công ty Viễn thông MobiFone (TCT). 

Đứng trước yêu cầu đó, sản phẩm “Hệ thống quản lý tài sản cố định sử dụng RFID” do Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển (NCPT) MobiFone thực hiện chính là "chìa khóa" của MobiFone trên hành trình định hướng hoàn thiện mô hình tổ chức khối CNTT, tạo sản phẩm theo hướng phân cấp, phân quyền tối đa trong công tác quản lý, tạo động lực, đột phá cho sự phát triển lĩnh vực CNTT, sản phẩm, dịch vụ số. 

Bài toán về công tác kiểm kê, giám sát và quản lý các tài sản 

Đến thời điểm hiện tại, TCT đang sử dụng hệ thống ERP (Enterprise resource planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý các nguồn tài nguyên của MobiFone. Tuy nhiên, công tác quản lý tài sản cố định (bao gồm cả quản lý kho) của MobiFone hiện tại chưa được ứng dụng công nghệ định danh bằng sóng vô tuyến (RFID). Trong đó, việc quản lý số lượng lớn tài sản của TCT vẫn đang được thực hiện một cách thủ công.

Điều này dẫn đến một số nhược điểm như thời gian để thực hiện các công tác kiểm kê, giám sát và quản lý các tài sản của MobiFone cần nhiều hơn. Đồng thời, khả năng tài sản, sản phẩm tồn kho bị thất thoát cao hơn. Sản phẩm có thể nằm trên sổ sách kế toán nhưng không còn được sử dụng trong thực tế.

Ngoài ra, trong cuộc khảo sát nhu cầu của khách hàng doanh nghiệp về các sản phẩm dịch vụ mà của Trung tâm Nghiên cứu và phát triển (NCPT) MobiFone thực hiện, một số doanh nghiệp đang gặp vấn đề về việc mất mát tài sản dẫn đến ảnh hưởng đến việc sản xuất kinh doanh. Do vậy, các doanh nghiệp này cũng rất mong muốn tìm được một giải pháp quản lý tài sản một cách hiệu quả.

Xuất phát từ những phân tích, khảo sát và nhu cầu thực tế trên, Trung tâm NCPT đã lên ý tưởng nghiên cứu về bài toán ứng dụng công nghệ số cho việc quản lý tài sản một cách tối ưu, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Kết quả của quá trình dày công "thai nghén" chính là sự ra đời sản phẩm phần mềm quản lý tài sản sử dụng RFID, qua đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại MobiFone.

Việc làm chủ ứng dụng công nghệ đặc thù này sẽ tựa như trợ lực giúp TCT nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại MobiFone, đồng thời tiết kiệm nhân lực, vật lực, tăng hiệu quả năng suất trong công tác sản xuất kinh doanh. 

Bên cạnh đó, hệ thống quản lý tài sản cố định sử dụng RFID là tiền đề để MobiFone có thể triển khai, xây dựng các hệ thống, giải pháp, sản phẩm trong tương lai cũng như triển khai kinh doanh sản phẩm ra ngoài thị trường, qua đó có thêm nguồn doanh thu mới.

Theo nghiên cứu vủa Trung tâm NCPT, RFID là công nghệ đã được ứng dụng trên thế giới và tại Việt Nam từ khá lâu. Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ RFID để quản lý tài sản tại TCT là hoàn toàn mới, được nghiên cứu, xây dựng lần đầu tiên tại Trung tâm NCPT, nên hoàn toàn không phải sự kế thừa từ bất kỳ sản phẩm nào trước đó.

Hành trình hiện thực hóa tiềm năng sẵn có

Giải pháp RFID có thể giúp các doanh nghiệp tự động theo dõi và bảo vệ các tài sản quan trọng. Với sự hỗ trợ của thiết bị RFID, hệ thống cần rất ít nhân lực tham gia vào quá trình quản lý. Công nghệ thời gian thực này có thể quản lý tài sản theo nhiều cấp độ khác  nhau, cung cấp khả năng hiển thị số lượng, thông tin lịch sử sử dụng chính xác và bảo mật. 

Trong quản lý tài sản, công nghệ RFID giúp doanh nghiệp có thể tự động theo dõi các tài sản quan trọng khi chúng di chuyển vào và ra khỏi một khu vực - cho dù đó là một căn phòng, nhà kho hay kể cả sân bay, trung tâm dữ liệu, trong hệ thống giao thông vận tải.

Xác định tầm quan trọng của hệ thống quản lý tài sản cố định sử dụng RFID, các chuyên gia và cán bộ kỹ thuật của Trung tâm NCPT đã tích cực tiến hành nghiên cứu, xây dựng toàn bộ các tính năng, thiết kế và tích hợp hệ thống QLTS.

Tiến trình xây dựng được phân công rõ ràng với những giai đoạn cụ thể gồm, xây dựng đặc tả thiết kế kỹ thuật phần mềm; xây dựng đặc tả yêu cầu nghiệp vụ; xây dựng cơ sở dữ liệu; thiết kế, tối ưu giao diện Website/Mobile App; tích hợp hệ thống; nghiên cứu và làm chủ mã nguồn của hệ thống.

Tuy nhiên, "không có thành công nào trải đầy hoa hồng", thách thức của Trung tâm NCPT phải đối mặt là số lượng nhân lực khá mỏng so với khối lượng công việc cần phải thực hiện. Do đó, đội ngũ tham gia xây dựng sản phẩm đã phải làm thêm giờ, thậm chí là "cắm trại" tại đơn vị và nỗ lực hết công suất nhằm hoàn thiện sản phẩm cho kịp tiến độ.

Bên cạnh đó, sản phẩm mới này còn được đánh giá là thử thách "khó nhằn" khi cần sử dụng nhiều loại công nghệ, công cụ khác nhau, trong đó có những công nghệ, công cụ chưa được sử dụng thường xuyên tại Trung tâm NCPT. Điều này khiến các chuyên viên phải dành nhiều thời gian, công sức để nghiên cứu, tìm hiểu và khai thác được những công nghệ, công cụ mới này.

Khó khăn là vậy nhưng các "chiến binh công nghệ" luôn giữ cho bản thân một "ngọn lửa" khát khao chinh phục, quyết tâm để hoàn thành sản phẩm để sớm đưa sản phẩm vào ứng dụng trong TCT. 

Sức mạnh tinh thần ấy được tiếp sức rất lớn đến từ Tổng công ty và các đơn vị hỗ trợ tạo điều kiện tối đa, cung cấp tài nguyên, thiết bị cần thiết cho việc nghiên cứu và xây dựng sản phẩm của Trung tâm NCPT. 

Bên cạnh sự sát sao với dự án và có những chỉ đạo đúng đắn, kịp thời của Ban lãnh đạo của Trung tâm NCPT trên từng lộ trình nghiên cứu, xây dựng sản phẩm, các chuyên viên tham gia dự án đều là những thành viên có khả năng nghiên cứu và khai thác những công nghệ mới để đưa vào các ứng dụng thực tiễn, đặc biệt đối với một sản phẩm mới như hệ thống quản lý tài sản ứng dụng RFID.

Cuối cùng, chỉ trong 6 tháng, phần mềm quản lý tài sản “Make in MobiFone” đã được ra đời. Sản phẩm đã được ra mắt trong buổi triễn lãm sản phẩm tại Trung tâm NCPT vào cuối năm 2020. Hiện tại, sản phẩm đang tiếp tục được nâng cấp và bổ sung thêm các tính năng mới, tối ưu giao diện Web/Mobile App để thân thiện hơn với người dùng.

Trợ lực cho mục tiêu khẳng định vị thế của MobiFone trong hệ sinh thái số

Cụ thể, chuyên viên kiểm kê có thể thực hiện kiểm kê tài sản bằng cách sử dụng đầu đọc thẻ di động để quét hàng trăm mã RFID tại một thời điểm. Do đó, thời gian thực hiện kiểm kê tài sản đã giảm đi đáng kể so với việc kiểm kê bằng phương pháp truyền thống, tiết kiệm nhân lực thực hiện kiểm kê. 

Ngoài ra, phần mềm Quản lý tài sản giúp chuyên viên quản lý tài sản, chuyên viên kiểm kê có thể theo dõi, giám sát tài sản một cách hiệu quả, phần mềm cung cấp các tính năng nổi bật như: Quản lý toàn bộ tài sản của đơn vị; Theo dõi việc cấp phát, chuyển giao tài sản; Giám sát tài sản vào/ra trên hệ thống sử dụng đầu đọc cố định; Hỗ trợ kiểm kê tài sản; Báo cáo thống kê tài sản theo nhóm tài sản, tài sản đang sử dụng, chưa sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng, mất, hỏng, thanh lý, hủy.

Với vị thế của một doanh nghiệp dẫn đầu trong lĩnh vực viễn thông, MobiFone đang có những bước tiến nhanh và đầy vững chắc trên hành trình trở thành nhà cung cấp hạ tầng phục vụ cho nhiều doanh nghiệp làm ứng dụng cho thành phố thông minh, tạo ra hệ sinh thái cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển.